Praca

Podpis elektroniczny – czyli jak ułatwić sobie życie

Podpis elektroniczny

Jeśli znasz już niektóre z moich artykułów, to pewnie widoczna jest dla Ciebie moja awersja do papieru, który jest nie tylko nieekologiczny, ale według mnie także wysoce niewygodny. Organizując pracę w swojej firmie, a także firmach moich klientów, dążę do tego, by eliminować analogowe przekazywanie sobie wszelkich informacji na rzecz nowoczesnych i znacznie bardziej wydajnych rozwiązań elektronicznych. W tym roku udało mi się zlikwidować ostatni bastion papieru w moim biurze, dzięki wyrobieniu sobie podpisu elektronicznego. Jak to zrobiłem i dlaczego Ty też go potrzebujesz, dowiesz się poniżej.  

Co to jest podpis elektroniczny?

Mimo, iż samo pojęcie podpisu elektronicznego ma już prawie pół wieku, to w Polsce obchodzi on w tym roku swoje 20-ste urodziny. Niestety, przez te dwie dekady zaledwie pół miliona Polaków zdecydowało się skorzystać z tego dobrodziejstwa techniki, które jest prawie tak przełomowe jak poczta elektroniczna. Ale co to właściwie jest ten podpis elektroniczny?

Używa się tutaj zamiennie kilku pojęć: podpis elektroniczny, podpis kwalifikowalny, certyfikat kwalifikowalny, gdzie ten ostatni jest formułowaniem potocznym i nie do końca poprawnym. Pojęcia te oznaczają elektroniczną formę potwierdzenia oświadczenia woli, czyniąc je równoznaczne z formą papierową opatrzoną własnoręcznym podpisem.

Mamy jeszcze powiązany z tą tematyką profil zaufany, który jest niejako państwowym odpowiednikiem podpisu elektronicznego, ale służy wyłącznie do potwierdzania swojej tożsamości w kontaktach z administracją publiczną.

Z technicznego punktu widzenia natomiast jest to kilka linijek kodu, które dedykowana aplikacja dodaje do wgranego do niego dokumentu (PDF lub plik graficzny). Elementem tego kodu jest oznakowanie, pokazujące w sposób wizualny, kto i kiedy podpisał ten dokument. Jest to swego rodzaju elektroniczne laminowanie dokumentu w warstwę ochronną z Twoim podpisem, które takie programy jak Adobe Acrobat Reader bezbłędnie odczytują.

Co potrzebuję, aby korzystać z podpisu elektronicznego!

Podpis elektroniczny to cyfrowe oświadczenie woli. Oznacza to, że sposób składania takiego oświadczenia musi być odpowiednio zabezpieczone, by nikt oprócz Ciebie nie mógł złożyć podpisu elektronicznego za Ciebie. W zależności od tego, jaką formę zabezpieczenia wybierzesz, będzie ona wymagała od Ciebie korzystania z różnego rodzaju sprzętu lub oprogramowania. Oto dostępne na rynku warianty:

Czytnik standardowych kart kryptograficznych

Karta kryptograficzna jest chyba najbardziej popularnym i zarazem najmniej wygodnym sposobem składania podpisu elektronicznego. Za pomocą tego rozwiązania, aby móc złożyć podpis elektroniczny, należy mieć do swojego komputera podpięty ww. czytnik, do którego każdorazowo wkładamy kawałek plastiku formatu karty płatniczej ze specjalnym chipem. Mimo, że czasami komputery mają wbudowane takie czytniki, jak w przypadku mojego laptopa, to i tak musimy mieć przy sobie co najmniej ww. kartę i to w miejscu o ograniczonej dostępności (szuflada zamykana na klucz lub portfel). 

Karta 2 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie
Karta 1 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie


Pendrive

Jak w przypadku kart SIM do telefonów komórkowych, tak i w przypadku kartdo składania podpisu elektronicznego, nastąpiła na szczęście miniaturyzacja. Dzięki temu, zamiast dużego czytnika i karty, możemy mieć ze sobą pendrive’a, będącego tak naprawdę mniejszym czytnikiem karty znanej z telefonów komórkowych. Chcąc się podpisać, podłączamy go po prostu do naszego komputera poprzez złącze USB. Chciałbym jednak zapytać, ile razy udało się Tobie zgubić lub uszkodzić pendrive’a, bo mnie niestety nie raz…

Pendrive 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie


Aplikacja

Jest to nowość na rynku i zdecydowanie najwygodniejsza forma korzystania z podpisu elektronicznego, bo nie wymaga od nas noszenia dodatkowych urządzeń. Pamiętasz początki bankowości elektronicznej? Aby dokonać przelewu były potrzebne tokeny lub zdrapki. Korzystając z nowoczesnych technologii bezpieczeństwa, teraz już także przy podpisie elektronicznym, nie są potrzebne specjalistyczne urządzenia lub inne fizyczne rozwiązania. Po prostu używamy do tego naszego komputera czy nawet telefonu, co jest moim zdaniem najwygodniejszą formą korzystania z podpisu elektronicznego.

SimplySign 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie

Jak to działa? Podpis nie jest realizowany w aplikacji na komputerze (lub w komórce), ale w urządzeniu kryptograficznym znajdującym się w odpowiednio zabezpieczonym w centrum danych Asseco Data Systems. To tam znajduje się klucz prywatny podpisującego, zamiast jak dotychczas na mniejszej lub większej karcie. Wykonanie podpisu przy użyciu tego klucza następuje w przypadku, gdy się uwierzytelni się w usłudze SimplySign i poda prawidłowy PIN, który sam ustalasz.

Na dzień publikacji tego artykułu, jedynym podmiotem w Polsce realizującym tę usługę, jest Asseco Data Systems, dlatego też właśnie na rozwiązanie tej firmy o nazwie SimplySign się zdecydowałem.

Jakie korzyści daje podpis elektroniczny

Spójrz na zawartość swojej skrzynki nadawczej i policz, ile maili zostało przez Ciebie wysłanych przez ostatni tydzień. I teraz sobie wyobraź, że każdy z nich należałoby wydrukować, włożyć do zaadresowanej koperty i wysłać pocztą tradycyjną lub kurierem… Jest to wręcz kuriozalne, jeżeli można to wysłać jednym kliknięciem elektronicznie, czyż nie? To dlaczego robimy tak nadal z podpisami, jeżeli od 20 lat mamy w Polsce podpis elektroniczny? 😊

Niezależnie od tego czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, pracujesz w małej lub średniej firmie, czy też korporacji, urzędzie lub organizacji pozarządowej, podpis elektroniczny to wielka oszczędność pieniędzy i czasu. Zalety są identyczne jak w przypadku oczywistego zastąpienia poczty tradycyjnej pocztą elektroniczną.

Pozostaje tylko kwestia tego, ile dokumentów w roku rzeczywiście się w Twojej organizacji podpisuje… Dla mnie jest to pewnie z 20, co powoduje, że dzięki podpisowi elektronicznemu rocznie muszę 20 razy rzadziej wykonać następującą serię czynności:

  1. Wydrukować dokument
  2. Iść do drukarki, by odebrać dokument
  3. Złożyć odręczny podpis (czyli najpierw iść po długopis, bo podpisy dokumentów to ostatnia czynność, jaką robiłem odręcznie, więc taki przyrząd znajduje się w czeluściach odległej szuflady)
  4. Nadrukować na kopercie adresata nadawcę (czyli znowu iść do drukarki, wyjąć kartki, włożyć kopertę lub etykietę w odpowiednią stronę, wyjąć zadrukowaną kopertę, włożyć kartki z powrotem) lub wypisać to ręcznie, co przy mojej certyfikowanej dysgrafii nie jest najbardziej estetycznym rozwiązaniem
  5. Spakować dokument w koszulkę, następnie w kopertę
  6. Jechać na pocztę (przy ok. 20 dokumentach rocznie nie mam podpisanej żadnej umowy z kurierem, co by też zasadniczo przedrażało cały proceder) czyli w moim przypadku 10 minut
  7. Czekać w kolejce na poczcie (zazwyczaj 5 – 30 minut – uśrednijmy do 15 minut)
  8. Wypisywać ręcznie druczku listu poleconego (lub jeśli nie zapomnimy, wypełnić i wydrukować go w biurze razem z dokumentem)
  9. Przechowywać potwierdzenie nadania
  10. Czekać aż dokument dojdzie do nadawcy, nadawca to podpisze i w analogiczny sposób odeśle.

Łączny czas wysyłki: ok. 30 minut.

Łączny czas drogi dokumentu w dwie strony: min. 2 dni.

Poczta 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie

Zamiast tego wystarczy:

  1. Zapisać dokument w formacie PDF
  2. Uruchomić aplikację SimplySign na komputerze i się do niej zalogować, używając tej samej aplikacji na telefonie
  3. Uruchomić aplikację proCentrum Smart Sign
  4. Dodać dokument do aplikacji i potwierdzić wolę złożenia podpisu podając PIN lub hasło
  5. Dodać podpisany dokument do załącznika maila
  6. Dodać grzecznościowe zdanie lub dwa
  7. Wysłać maila

Łączny czas: poniżej 5 minut (na smartfonie ścieżka jest jeszcze krótsza).

Łączny czas drogi dokumentu w dwie strony: sekundy (których ilość zależy od rozmiaru pliku oraz jakości naszego łącza internetowego).

Czy zatem niespełna 300 zł netto rocznie (odnowienie podpisu jest o połowę tańsze) jest warte jednego mojego dnia roboczego, który bym w roku musiał poświęcić na wysyłanie podpisanych „analogowo” dokumentów? Nie licząc już nawet kosztu znaczka, benzyny, koperty, papieru i tuszu w drukarce mogę odpowiedzieć – ZDECYDOWANIE TAK! Chociażby dla samej wygody.

Czas to pieniądz 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie

Nawet jeżeli masz w swojej organizacji osoby, które zajmują się większością z ww. czynności to też jest czas pracy, który w skali roku mogą dać pokaźną liczbę roboczogodzin. A każda z nich jest kosztem…

Teraz możesz pomyśleć, że przecież mogę podpisać umowę odręcznie, zeskanować i ją wysłać e-mailem i poprosić o odesłanie skanu umowy z drugiej strony. Niby tak, ale nie jest to do końca prawomocne, o czym możesz szerzej poczytać np. tutaj. Zwróć też uwagę, że żadne poważne instytucje jak np. banki, firmy leasingowe, firmy ubezpieczeniowe, urzędy itp. nie honorują skanów jako wiążącej formy zawierania umowy, więc coś tutaj jest zdecydowanie na rzeczy…

Dodajmy do tego fakt, że podpis odręczny dużo łatwiej podrobić. Wysyłanie skanu swojego popisu jest dość ryzykowne, gdyż wystarczy najprostszy program graficzny lub nowsza wersja pakietu Office, by z powodzeniem przekopiować taki podpis z jednego dokumentu do drugiego. Oczywiście biegły informatyk będzie w stanie w sądzie udowodnić, że nie jest to oryginalny podpis, ale jest to potencjalnie kosztowna i na pewno bardzo stresująca sytuacja. Także podrobienie odpisu odręcznego w sposób nie cyfrowy jest znacznie prostsze w wykonaniu i trudniejsze w udowodnieniu niż złamanie zabezpieczeń podpisu elektronicznego.

Jak założyć podpis elektroniczny

Pierwszym krokiem jest zakup wybranego przez Ciebie rodzaju usługi . Można to zrobić przez Internet w dogodnym dla siebie miejscu i czasie.  Następnie dostajesz potwierdzenie zakupu mailem, na podstawie którego możesz się umówić do jednego z wielu punktów obsługi klienta, gdzie procedura potwierdzenia Twojej tożsamości zajmuje niespełna pół godziny.  Można to też załatwić notarialnie.

Formularz 1024x768 - Podpis elektroniczny - czyli jak ułatwić sobie życie

Osobiście zrobiłem to, mając okienko między spotkaniami w Warszawie i umawiając się zaledwie dzień wcześniej. Należy tutaj pamiętać o zabraniu dowodu tożsamości!

Dlaczego podpis elektroniczny SimplySign Asseco Data Systems

Zdecydowanie najważniejszym argumentem dla mnie jest fakt, że tylko ta firma proponuje usługę podpisu elektronicznego dostępną z poziomu aplikacji. Dlatego też wybrałem ich jako partnera do przygotowania tego artykułu. Nie bez znaczenia jest też fakt, że podpis elektroniczny SimplySign, bo tak Asseco Data Systems nazywa tę linię produktów, jest pierwszym tego rodzaju rozwiązaniem w Polsce jako efekt 20 lat doświadczeń tej firmy w zakresie podpisu elektronicznego. Dla mnie ważnym jest też fakt, iż spółka jest członkiem Grupy Asseco, która jest jedną z największych polskich firm informatycznych. Obsługuje ona w zakresie m.in. bezpieczeństwa cyfrowego największe firmy, miasta i ministerstwa w kraju, co daje mi pewność, że moja tożsamość cyfrowa jest w bezpiecznych rękach. Więcej o usłudze możesz się dowiedzieć na stronie SimplySign.

Ten artykuł powstał we współpracy z Asseco Data Systems. Jeżeli chcesz się dowiedzieć jakimi zasadami kierujemy się przy współpracujemy z markami: KLIKNIJ TUTAJ
To też może Cię zainteresować