Chcesz zwiększyć ergonomię pracy na komputerze? Windows 10 ma wiele funkcji, które w tym pomogą! Przeczytaj jak powinna wyglądać optymalizacja Windows 10 i jak optymalizowałem moje „okienka”, aby pracowało mi się na nich wygodniej. Pokażę Tobie jak wyczyścić PCta, aby tapeta pulpitu była widoczna oraz jak w dwa kliknięcia dojść do najważniejszych danych. Nie obędzie się też bez praktycznych zadań ?.

Ergonomia pracy

Zarówno ja, jak i Iza, spędzamy wiele czasu przy komputerze. Są to pewnie już tysiące godzin klikania i stukania w przeróżnych programach, zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Aby praca ta była wydajniejsza, wraz z pojawieniem się Windowsa 10, postanowiłem zgłębić masę nowych funkcji, którymi Microsoft się bardzo chwalił. Gigant z Redmond robi to zresztą bardzo dobrze, ciągle rozwijając swoje programy, bez czekania na wydanie ich kolejnych edycji. Kolejne Windows Updates, do których jesteśmy wręcz zmuszani, to nie tylko zło, ale coraz to nowsze udogodnienia. Poniżej znajdziesz te z nich, które mnie w „okienkach” wręcz urzekły, kompletnie zmieniając mój sposób korzystania z tego systemu operacyjnego.

Jeżeli nie czytasz tego tekstu na swoim komputerze z Windowsem, to zalecam zapisanie go sobie po lekturze, aby wrócić do niego i najlepiej od razu testować opisywane przeze mnie funkcje.

Zatem do dzieła!

Pulpit Windows 10

U wielu osób (w tym i u Izy) widzę pulpit wypełniony dziesiątkami niekoherentnie rozstawionych ikon, w których trudno znaleźć coś konkretnego. I nie mówię tutaj tylko o sobie, czyli postronnie patrzącej osobie. Słyszę, że w tym chaosie jest zasada, ale często, jak przy mnie ktoś szuka czegoś konkretnego, to pojawia się problem. Dlaczego tak jest? Między innymi dlatego, że na pulpicie kolejne elementy zapisują się domyślnie jeden za drugim, a nie, przykładowo według nazwy.

Oczywiście, zawsze można kliknąć prawym klawiszem myszy na tło (o ile jeszcze mamy wolne miejsce by to uczynić) i posortować wszystko na przykład alfabetycznie po nazwie. Z moich osobistych obserwacji jednak wynika, że ta funkcja jest bardzo rzadko wykorzystywana.

W praktyce jest to po prostu śmietnik. Zapisujemy tam załączniki z maili, czy też pliki pobierane z różnych serwisów internetowych. Do tego dochodzą często ikony programów, które instalujemy lub instalują nam inni oraz ikony systemowe, takie jak Kosz, Mój komputer itp. Jak się w tym wszystkim połapać? Moim zdaniem najlepiej wcale nie próbować!

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, firmowa tapeta powinna być! ?

Korzystanie z pulpitu do czegokolwiek innego poza funkcją dekoracyjną jest od czasów Windowsa 7 (z krótką przerwą na Windows 8) po prostu nieproduktywne. Wbrew pozorom elementy, które się na nim znajdują, nie zawsze są pod ręką. Chyba, że często korzystacie z dość dobrze ukrytego przycisku „pokaż pulpit”.

Nie mamy możliwości automatycznego wyszukiwania na nim elementów i mamy obniżoną kontrolę nad tym, co się tam pojawia. Aby dowieść powyższych, odpowiedz sobie na pytanie, czy kiedyś na Twoim pulpicie musiał powstać folder „Pulpit”, bo już na właściwym pulpicie nie było miejsca na ikonki ?.

A teraz 3 zadania:

1.       Sprawdź, ile kliknięć potrzebujesz, aby dojść do pulpitu (minimalna możliwa liczba to 1)

2.       Obejrzyj wszystkie elementy na pulpicie. Policz, ile ich jest, następnie przemieść na prawą stronę te, które nie są Tobie już potrzebne lub w ogóle nie wiesz czym one są (czyt. są niepotrzebne). Jestem ciekaw, jaki procent tych elementów stanowią właśnie rzeczy niepotrzebne.

3.       Elementy niepotrzebne usuń, a potrzebne przenieś. Dokąd? O tym trochę później… ?

W robieniu porządków na pulpicie może Tobie pomóc mój tekst o porządkach w kuchni. Metodologia działania w obu przypadkach jest bardzo podobna, tylko szuflady i szafki zamieniamy na foldery ?.

Pasek zadań Windows 10

Moim zdaniem pasek zadań (czyli ten pasek w dolnej części ekranu, od znaczka Windows, do zegara) w Windows 7 to taki przełom w zakresie produktywności, jak od czasów przeskoku z Windows 3.11, na Windows 95. Dlaczego? Ma on wiele bardzo ciekawych funkcji, które w Windowsie 10 zostały udoskonalone.

Na czym one polegają? Przede wszystkim możemy przypiąć do niego programy z których korzystamy. Niezależnie od tego, czy są to aplikacje pakietu Office, specjalistyczne programy potrzebne do pracy, czy też aplikacje systemowe, takie jak Eksplorator Windows lub po prostu kalkulator, możesz tutaj wstawić tyle ikonek, jak szeroki masz pasek. Wystarczy w dowolnym miejscu przytrzymać kursor na ikonce danego programu i przeciągnąć go nad paskiem zadań. Oczywiście warto też poświęcić chwilę na to, aby skróty te były ułożone w przemyślany sposób.

I tak u mnie na komputerze jest po kolei:

1.       Eksplorator Windows

2.       Przeglądarka internetowa

3.       Programy pakietu Office z Outlookiem na czele (czyli obok przeglądarki, co by programy „internetowe” były obok siebie).

4.       Programy pakietu graficznego Corel (jestem estetą, więc czerwone ikonki obok siebie)

5.       Kalkulator

Ostatnie dokumenty: Klikając prawym klawiszem myszy (tudzież touchpada) na ikonę danego programu lub przytrzymując je palcem w przypadku ekranów dotykowych, otwierasz specjalne menu, dzięki któremu możesz błyskawicznie otworzyć ostatnie pliki używane w tym programie.

Specjalne funkcje: Niektóre programy, jak na przykład przeglądarka internetowa Chrome lub Eksplorator Windows, mają swoje specjalne funkcje. Po dodaniu programów sprawdź, co dany program pomoże Tobie zrobić na pasku zadań. Uruchomisz je również poprzez kliknięcie na ikonę prawym przyciskiem myszy lub dotykając ją na ekranie dotykowym.

Szukaj: znajdzie dla Ciebie każdy dokument na dysku, program lub nawet poszczególne ustawienia Windows. To naprawdę działa, więc warto z tego korzystać. Skrót klawiszowy (znaczek Windows na klawiaturze – dalej WIN + S)

Widok zadań: Korzystasz czasem ze skrótu klawiszowego ALT+TAB, aby przełączać się szybko pomiędzy kilkoma programami? Zapomnij o nim! Korzystaj z WIN+TAB, różnica jest kolosalna. Warto dodać, że w jednej z ostatnich aktualizacji Windowsa, Microsoft rozbudował tę funkcję o kalendarium, które pokazuje ostatnie dokumenty i programy, z których korzystaliśmy. Może to być przydatne, chociaż ja z tego póki co nie korzystam.

Ikony przy zegarze: W naszej pracy często towarzyszą nam programy, które pracują w sposób zautomatyzowany w tle i rzadko potrzebują naszej ingerencji. Część z nich widnieje właśnie w tym miejscu i ilość ikon widocznych, czy też ukrytych, możemy dostosować według własnych potrzeb.

 

Pokaż pulpit: Masz wiele otwartych okien i chcesz je schować np. odchodząc od biurka w pracy? Klikasz w ten maleńki pasek na prawej krawędzi paska zadań i jest to ukryte. Powyżej zaznaczyłem ten pasek na czerwono. Nie, nie korzystaj z tego, by mieć szybszy dostęp do Twojego pulpitu-śmietnika! 😛

Eksplorator Windows 10

Po pasku zadań jest to podstawowe narzędzie do nawigacji w tym systemie operacyjnym. Zresztą od jego „okien” pochodzi nazwa Windows.

Microsoft zadbał tutaj o niejedno rozwiązanie, które pomoże nam w produktywności. Podobnie jak w przypadku paska zadań, tak i tutaj w menu po lewej stronie pojawiają się zarówno foldery, które ostatnio często używamy, jak i te które sami „przypniemy” do ulubionych. Wystarczy, że klikniesz prawym klawiszem na dowolny folder i zobaczysz funkcję „Dodaj do listy Szybki dostęp”. Dzięki temu foldery, z których korzystasz, najczęściej są zawsze pod ręką. Te same elementy są także dostępne w pasku zadań po kliknięciu nad ikonką Eksploratora Windows prawego klawisza. Dwa kliknięcia i jesteśmy tam gdzie chcemy.

Bardzo przydatną funkcją jest pasek szukania, znajdujący się w prawym górnym rogu okna. Szuka on wpisanej przez nas frazy w nazwie elementów w danym folderze i wszystkich jego podfolderach, a w przypadku dokumentów Office nawet i w ich zawartości. Szybkość działania wyszukiwarki jest uzależniona od prędkości naszego dysku oraz jego obciążenia w danym momencie.

Co ciekawe, Windows ma specjalne narzędzia działające w tle, które indeksują wszystkie pliki na naszym dysku, aby wyszukiwanie to było szybsze. Niestety przy wolniejszych dyskach może to doprowadzić do niemałej frustracji, gdyż potrafi skutecznie spowolnić pracę całego komputera, a proces ten nie zawsze pozwoli się zatrzymać…

Struktura folderów

Oczywiście nawet najlepsze skróty świata nie pomogą nam, jeżeli nie zachowamy pewnego reżimu w zakresie struktury plików i folderów na naszym komputerze. W moim przypadku struktura wygląda mniej więcej w taki sposób:

> Foldery utworzone automatycznie przez Windowsa

> Folder synchronizowany z chmurą OneDrive Business (w ramach świetnej usługi Office 365, o której niebawem będę także pisał).

> Foldery prywatne

> Blog

> Rodzina

> Archiwum (np. pliki związane ze studiami)

> Luźne pliki (np. budżet gospodarstwa domowego prowadzony w Excelu)

> Foldery służbowe

> Projekty

> Projekt 1 (np. nazwa klienta albo zadania)

> druki

> bazy

> itd.

> Projekt 2

> Projekt …

> Zakończone (czyli Projekty, którymi się w danym momencie nie zajmuję)

> Oferty

> Firma (czyli skany dokumentów, loga, stopki, materiały na stronę WWW itp.)

> Szkolenia (materiały z różnych szkoleń)

Itd.

> Pobrane

Ten ostatni folder jest wyjątkowy, gdyż pełni funkcję pulpitu. Jak to działa? Przede wszystkim ustawiłem go jako folder domyślny do zapisywania plików pobranych w przeglądarce internetowej. Ponadto, wszystkie dokumenty z maili, które są tymczasowe, także zapisuję do tego folderu. Nie ma tam oczywiście skrótu do żadnego z programów, bo te już mam w pasku zadań.

Folder ten co jakiś czas trzeba czyścić. Ja to robię średnio raz na 2 tygodnie, usuwając rzeczy, których już nie potrzebuj lub je archiwizuję w właściwych dla nich folderach.

Nazwy plików

Dokument 4, Beznazwy 34, Zeszyt 8… Czy na dysku Twojego komputera są pliki o takich nazwach? Jeżeli tak, to najwyższy czas, by poszły w zapomnienie!

Nazwa powinna być możliwie prosta, na przykład: zaproszenie, budżet, raport. Jeżeli mamy różne rodzaje podobnych dokumentów, to zastosuj myślnik i wyjaśnienie, na przykład: Zaproszenie – mail, Zaproszenie – druk, Zaproszenie – mail – VIP itd. Jeżeli wrzucamy np. dokumenty do folderu analogicznego do mojego „Pobrane”, czyli zwyczajowego pulpitu, to też warto mieć na uwadze, że mogą tam pojawiać się pliki, dotyczące różnych projektów czy też tematyki.

Jeżeli np. robię cykl eventów, gdzie jeden ma miejsce Poznaniu, a drugi powiedzmy w Białystoku, to mam oczywiście wzory zaproszeń do każdego z nich zapisane w  odpowiednich folderach. Co jednak ważne, eksportując je z programu graficznego w formacie PDF, aby wysłać je do drukarni, zapisuję je w folderze „Pobrane”. Stamtąd też dodaję je jako załącznik do wiadomości e-mail. Wtedy też mam nazwę: Białystok – zaproszenie – druk. Dzięki temu nie wyślę przez pomyłkę komuś zaproszenia do Poznania?.

Nota bene, podobny system stosuję w tytułach wiadomości e-mail. Dzięki temu nie muszę tworzyć żadnych reguł i folderów w Outlooku. Jeżeli coś mnie interesuje, to wpisuję po prostu słowo kluczowe oraz nadawcę. Przykładowo, „Kowalski Białystok” i wtedy otrzymuje od Outlooka listę wszystkich maili od i do Kowalskiego dotyczących eventu w Białymstoku.

Dwa okna obok siebie

Pracujesz czasem w dwóch oknach jednocześnie? Bywa to bardzo przydatne. Jeżeli na przykład chcesz obejrzeć jakieś webinarium w przeglądarce internetowej i jednocześnie robić z niego notatki w edytorze tekstu. Windows 10 ma wbudowaną funkcję, która ułatwia takie działanie.

Wystarczy, że „chwycisz” jedno okno, przytrzymując kursor na jego górnej belce i przeciągniesz do prawej lub lewej krawędzi ekranu. Wtedy system operacyjny daje Tobie możliwość automatycznego wyświetlenia dwóch wybranych przez Ciebie okienek. Domyślnie ekran jest podzielony na pół, ale możesz te proporcje dowolnie zmieniać, przytrzymując kursor na linii pomiędzy programami i przesuwając ją po uprzednim przytrzymaniu lewego klawisza myszy.

Pracuj wygodniej!

Praca ergonomiczna to praca wygodniejsza. Przy niej mniej się męczysz, a tym samym wydajniej pracujesz. Jestem przekonany, że jeżeli wdrożysz moje rozwiązania w swoim komputerze z Windowsem, to praca na nim stanie się znacznie łatwiejsza, niezależnie od tego, czy Twoim podstawowym narzędziem pracy jest Microsoft Word, Adobe Photoshop, Comarch Optima czy Google Chrome.

Masz jakieś swoje rozwiązania ustawienia Windowsa „pod siebie”? Daj znać w komentarzach i jeżeli podejmiesz moje wyzwanie to koniecznie wrzuć na nasz profil na Facebooku zrzut ekranu swojego pulpitu przed i po „letnich porządkach”.