DomPraca

Microsoft OneNote – Notatki online zawsze pod ręką

1. Main - Microsoft OneNote - Notatki online zawsze pod ręką

Nie lubię papieru. Bardzo. Jestem bardzo zdigitalizowanym człowiekiem i uważam, że do momentu nastania apokalipsy powinniśmy dążyć do jego całkowitego wyeliminowania z naszego codziennego życia (no… może poza wizytą w toalecie). Jest to zarówno ekologiczne, bo zmniejszamy ilość odpadów i wycinkę drzew, ale także wygodne. Dlaczego to drugie? Zaraz Tobie pokażę na przykładzie programu OneNote 😊.

Pisanie na papierze vs pisanie na klawiaturze

Nie wiem jak Ty, ale ja osobiście odczuwam już zanik umiejętności pisania odręcznego. Należy oddać, że nie były one nigdy zbyt wysokie, jako że jestem certyfikowanym dysgrafem (dysleksję i dysortografię dostałem w pakiecie, dlatego Iza, będąc z wykształcenia polonistką, poprawia wszystkie moje teksty blogowe – i nie tylko). Pewnie jest to jeden z powodów, dlaczego sięganie po długopis powoduje we mnie wewnętrzny opór. Chociaż z drugiej strony siedzę kilka godzin dziennie przy komputerze, który obok telefonu jest moim podstawowym narzędziem pracy, więc bardzo dużo piszę na klawiaturze i robię to znacznie szybciej (i znacznie czytelniej) niż odręcznie.

Ponadto tekst pisany na komputerze/telefonie znacznie łatwiej edytować. Możesz coś po prostu wykasować, i napisać na nowo, a nie skreślać czy też używać różnego rodzaju korektorów. W zależności od edytora tekstu, z którego korzystasz (osobiście jestem fanem pakietu Office 365), możesz też nadać tekstowi bardzo różną strukturę, wygląd itp.

Tekstem cyfrowym także znacznie łatwiej się dzielić. Ja pamiętam jeszcze czasy pożyczania zeszytów, aby je przepisywać podczas nieobecności w szkole czy też kserowania notatek (tudzież książek) na studiach. W dobie cyfrowej wystarczy coś udostępnić. Może to być e-mail, wiadomość na facebookowym Massengerze, plik w chmurze, czy np… notatka lub cały notes w programie OneNote. Możliwości jest z roku na rok coraz więcej.

Nie podzielasz moich poglądów na temat wyższości pisania na klawiaturze nad pisaniem odręcznym? Nie szkodzi! OneNote ma jedne z najlepszych rozwiązań na świecie w zakresie notowania odręcznego z wykorzystaniem rysika i ekranu dotykowego, ale o tym nieco później 😊. 

Czym jest OneNote?

OneNote to jeden z grupy najbardziej popularnych i bezpłatnych programów do robienia notatek. Jego głównymi rywalami są takie programy jak np. Evernote lub Google Keep (na pewno jest też jakiś made by Apple, ale tego środowiska zupełnie nie znam i znać nie chcę :P). Podobnie jak analogicznie rozwiązania OneNote jest dostępny zarówno na PC, Mac, Android i iOS oraz w postaci usługi internetowej. Dlaczego jednak ja jestem orędownikiem OneNote? Bo jest on aplikacją Microsoftu. Nie jest to może powód sam w sobie, ale fakt ten pociąga za sobą wiele konsekwencji, które powodują, że program ten jest moim zdaniem niedościgniony przez konkurencję. Wiąże się to z mojej perspektywy przede wszystkim z zintegrowaniem programu z prężnie w ostatnich latach rozwijanym przez firmę ekosystemem Office. Powoduje to, że rozwiązanie to idealnie się sprawdza się zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Niezależnie, na jakim urządzeniu pracujemy, dzięki połączeniu z chmurą nasze notatki automatycznie się synchronizują.

4. Screen OneNote - Microsoft OneNote - Notatki online zawsze pod ręką

Pozwolę sobie pominąć tutaj większe dywagacje na temat przechowywania naszych prywatnych lub służbowych i poufnych danych w chmurze… Robimy to za każdym razem, gdy wysyłamy jakiegoś SMSa, maila, czy też inną wiadomość lub plik, wstawiamy posta w mediach społecznościowych, czy też otwieramy nowoczesną stronę internetową. Wszystko jest przechowywane na jakichś serwerach i nawet niedawne obejrzenie filmu Snowden mnie osobiście (i służbowo) nie zniechęciło do korzystania w Internecie z takich usług, które są oparte nie tylko na wygodzie, ale także bezpieczeństwie. Usłudze Office 365, opartej na chmurze, zaufało wiele ogromnych organizacji, których sekrety przechowywane na serwerach Microsoftu są warte miliardy dolarów, dlatego też i ja im zaufałem z moimi notatkami (oraz wszystkimi innymi danymi mojej firmy).

Jak zacząć pracę z OneNote

Pierwsze co trzeba zrobić, to pobrać i zainstalować aplikację. Można ją pobrać w App Store, Google Play oraz z niejednej strony internetowej. Jeżeli pracujesz na Windows 10, to polecam Tobie skorzystanie z wersji dostępnej w preinstalowanym Microsoft Store, która jest najbardziej aktualną wersją (przynajmniej na dzień publikacji tegoż tekstu). Aby Twoje notatki mogły się ze sobą synchronizować potrzebujesz konto Microsoftu. I tutaj pojawiają się niekiedy schody, gdyż mamy 2 wersje kont: prywatne i służbowe. Jeżeli jesteś użytkownikiem indywidualnym i nie ma być to Twoim narzędziem pracy, to konto prywatne jest dla Ciebie. Jeżeli natomiast jesteś, albo planujesz być użytkownikiem usług profesjonalnych, takich jak Office 365, to wybierz konto biznesowe. Pracując na Windowsie 10, jest wysokie prawdopodobieństwo, że już takie konto posiadasz. Możliwe, że podobnie jak ja masz opory przed rejestracją w kolejnych serwisach i usługach… Natomiast konto Microsoft (które nota bene jest bezpłatne) jest naprawdę przydatne i to nie tylko do synchronizacji Twoich notatek.

Gdy już mamy zainstalowany program na wszystkich naszych urządzeniach i zalogowaliśmy się do swojego konta, to możemy przystąpić do pracy.

3. Screen OneNote - Microsoft OneNote - Notatki online zawsze pod ręką

Program jest podzielony na 3 warstwy:

Notesy

Jeden użytkownik może mieć większą liczbę notesów. Możesz mieć np. notes służbowy i prywatny.  Możesz mieć swój notes prywatny, dzielony np. z wybranymi członkami rodziny oraz notes służbowy, przeznaczony do informacji poufnych, które nie powinny widzieć inne osoby niż Ty. Nawet możliwe jest w jednym programie mieć otwarte notesy przypisane do różnych kont. W domu możesz korzystać z konta bez żadnych płatnych usług Microsoftu do komunikacji z rodziną, a poza tym Twoja firma może pracować w środowisku Office 365 Business, przez co będziesz mieć zupełnie inne konto zintegrowane z innymi danymi dostępnymi w firmowej chmurze.

Ja osobiście korzystam z kilku zeszytów. Wśród nich jest prywatny – dzielony z Izą na koncie prywatnym Microsoftu, służbowy – zintegrowany z firmowym e-mailem, kalendarzem itp., drugi służbowy utworzony także na licencji biznesowej, ale przypisanej do organizacji jednego z moich klientów, z którym bardzo blisko współpracuję dzięki czemu łatwiej jest mi funkcjonować w jego organizacji oraz kila notesów funkcyjnych. Są to zupełnie niezależne notesy, do których mam dostęp z poziomu jednej aplikacji.

Sekcje

Mając zeszyt możesz podzielić go na sekcje. System tworzy domyślnie tzw. „Szybkie notatki”, gdzie automatycznie przypisuje nowe notatki, które możemy otworzyć skrótem klawiszowym na komputerze lub też widgetem w telefonie. Jest to świetne miejsce, w którym można zapisywać jakieś numery telefonów, listy zakupów, czy też inne „tymczasowe” informacje, których nie potrzebujemy na dłużej. Kolejną przydatną sekcją, którą można założyć są „Hasła”. Mamy często problem z zapamiętaniem haseł do wszystkich możliwych serwisów. Mamy też zazwyczaj kilka haseł, którymi operujemy, natomiast czasem jakiś system wymaga, np. dodatkowego znaku specjalnego, albo o 2 znaki więcej niż to, co wpisujemy zazwyczaj. Dlatego wato to zapisać.

Taką sekcję oczywiście warto zabezpieczyć przed niepowołanym dostępem. Dlatego też OneNote pozwala dodać do różnych sekcji hasło. Można nałożyć też hasło na sam program, ale jest to moim zdaniem znacznie mniej praktyczne (odwieczny konflikt wygody vs bezpieczeństwa), bo z danych wrażliwych korzystasz raczej rzadziej niż standardowych. Sekcjami z powodzeniem mogą być nazwy przedmiotów w szkole i na uczelni, nazwy projektów lub klientów (z czego korzystam w notesie służbowym) lub wszelkie inne rodzaje podziałów, jakie będą odpowiadały Twoim potrzebom. Sekcjom można także nadawać kolory i sortować zgodnie z własnym uznaniem, co dodatkowo pomaga w nawigacji pomiędzy notatkami.

Strony

To jest najniższy poziom programu OneNote, czyli już same notatki. Zaczynamy tutaj od nadania notatce tytułu. Program sam nada notatce datę i godzinę jej utworzenia. Na stronie mamy całą gamę operacji, których możemy dokonać. Możemy oczywiście pisać. Ale nie tylko korzystając z klawiatury, możemy także pisać odręcznie, jeżeli mamy np. urządzenie 2 w 1 będące hybrydą między tabletem i laptopem z dotykowym ekranem oraz aktywnym rysikiem (sprawdź, jakie zalety mają takie urządzenia, czytając mój tekst o laptopach hybrydowych). Możemy wstawiać tam zdjęcia, pliki PDF, wycinki rzutów ekranu (niezmiernie przydatna funkcja!), notatki głosowe, filmy z Internetu oraz wiele więcej materiałów. W przeciwieństwie do pliku Worda lub Notatnika, czy też kartki papieru Strona jest tak naprawdę nieograniczoną (zarówno wzdłuż jak u wszerz) powierzchnią do Twojej dyspozycji.

OneNote w pracy

W swojej pracy często prowadzę kilka projektów jednocześnie. Są to często wielowątkowe działania, w których niekiedy zaangażowanych jest dużo osób. Dlatego realizacja takich zadań bez jakiegoś miejsca, w którym można sobie wszystko przejrzyście zanotować byłaby bardzo trudna. Dobrze przemyślany system notowania pomoże Tobie nie tylko łatwiej orientować się Twoich notatkach, ale przede wszystkim pozwoli odciążyć umysł od dziesiątków detali, o których nie zawsze trzeba pamiętać.

Przez 12 lat prowadzenia mojej firmy konsultingowej odbyłem wiele spotkań. Na nich widziałem przeróżne style robienia notatek. Moi rozmówcy tworzyli nowe dokumenty w Wordzie, otwierali stary dobry program Notatnik z dziesiątkami plików na pulpicie (żeby się przed tym uchronić zajrzyj na mój tekst o optymalizacji pracy w Windows 10) czy też wyjmowali czystą kartkę papieru. Ja osobiście preferuję OneNote’a. Przede wszystkim nie mam porozrzucanych w różnych miejscach plików czy też kartek. Wszystkie notatki mam w jednym miejscu mogę je szybko znaleźć dzięki bardzo dobrze wymyślonej nawigacji po programie. Nieoceniona jest tutaj funkcja „szukaj”. 😉

Genialna jest tutaj wspomniana już przeze mnie wcześniej integracja z ekosystemem Microsoft Office 365. Przykładem tego jest współpraca z programem pocztowym Outlook. Tworzymy w kalendarzu spotkanie… Wpisujemy kolejno, tytuł spotkania, jego miejsce, datę, godzinę. Jeżeli jesteśmy bardziej wtajemniczeni w tajniki nowoczesnych narzędzi pracy, to zapraszamy na nie poszczególne osoby, które mają w nim uczestniczyć dodając do spotkania maile uczestników, co spowoduje, że po zapisaniu spotkania Outlook wyśle zaproszenie z danymi ze spotkania do poszczególnych użytkowników i jeżeli takie zaproszenie zaakceptują to się im ono doda automatycznie do ich kalendarza (jeżeli nie korzystasz z tej funkcji, to zachęcam do jej przetestowania!).

Ja lubię jeszcze do opisu spotkania dopisać  agendę spotkania, aby każdy wiedział, o czym będziemy rozmawiać. Gdy już do spotkania dochodzi możemy jednym przyciskiem w Outlooku stworzyć specjalną notatkę dotyczącą danego spotkania. Tak wygenerowana notatka automatycznie doda takie informacje jak data spotkania, jego tytuł oraz listę osób, którzy w nim uczestniczyli. Po spotkaniu wystarczy jeden przycisk, by udostępnić tę notatkę wszystkim uczestnikom spotkania.

5. Screen OneNote - Microsoft OneNote - Notatki online zawsze pod ręką

Jest to tylko jeden przykład tego jak OneNote wpisuje się ten dynamicznie rozbudowywany ekosystem Office 365, zatem umówmy się… jeżeli korzystasz w pracy z pakietu Office to Microsoft OneNote jest dla Ciebie zdecydowanie najlepszym, a nawet bym rzekł NIEZBĘDNYM rozwiązaniem.

Współpracując bliżej z firmami, nie raz zdarzyło mi się przekonać kadrę managerską do przejścia właśnie na korzystanie z OneNote’a. Mimo wstępnych oporów wszyscy, którzy dali się przekonać są do dzisiaj bardzo zadowoleni i niekiedy wdrażali to rozwiązanie dalej w swojej firmie. Narzędzie to jest bezpłatne, proste, przyjazne i pozwala na łatwą wymianę informacji w organizacji. Po pilotażu w mniejszej grupie warto się zastanowić nad wdrożeniem tego w całej firmie.

OneNote w domu

Jako, że moim zdaniem jeszcze nie stworzono jeszcze dobrej aplikacji do zarządzania listami zakupów, w rodzinie używamy OneNote’a do wymieniania się takimi informacjami jak to, co trzeba kupić do domu. Robimy to za pomocą wspólnego notesu, który pozwala nam prowadzić takie notatki jak listy zakupów. I tak np. mogę, będąc akurat w okolicy Makro, zadzwonić do Izy, by spojrzała czy czegoś w domu nam nie brakuje. Ona może wtedy dopisać rzeczy do listy, którą ja widzę na swoim urządzeniu.

OneNote jest też świetnym miejscem do takich notatek jak lista gości na imprezę, czy też co kto ma przynieść na Wigilię. Ja robię także notatki odnośnie wszystkich wydatków związanych z samochodem, od wymiany żarówki, przez przeglądy techniczne aż po poważniejsze prace remontowe.

Wspomniane już przeze mnie „Szybkie notatki” to też świetne miejsce, by zapisać coś „na szybko” (jak sama nazwa wskazuje). Notatką tutaj jednak wcale nie musi być tekst. Możesz nagrać notatkę głosową czy też zrobić zdjęcie. Dlaczego nie korzystać tutaj z takich programów jak aparat lub dyktafon w telefonie? Bo OneNote pozwoli nam segregować te notatki i je z czasem uzupełniać, czego np. standardowa galeria zdjęć w telefonie nam już nie umożliwia. 

OneNote na uczelni i w szkole

Mimo, iż ja swoje czasy uczniowsko/studenckie mam już dawno za sobą, to muszę przyznać, że dzisiejsze rozwiązania technologiczne pozwoliłyby mi na zupełnie inne studiowanie…

Tak jak sekcje nadają nam temat, jak np. nazwę przedmiotu „Psychologia społeczna – ćwiczenia”, tak strony mogą być notatkami z kolejnych wykładów. I teraz sobie wyobraź, że dogadujecie się na roku, że z danego wykładu zawsze ktoś robi notatki w przygotowanym wcześniej formacie i udostępnia je później dla pozostałych studentów. Dodatkowo ktoś inny może w tym czasie robić zdjęcia z notatek wykładowcy na tablicy, a ktoś inny może nagrywać wideo z wykładu za pomocą telefonu lub też nagrać go dyktafonem i dołączyć do notatek (oczywiście wszelka rejestracja i jej ewentualne upublicznianie powinny się odbywać wyłącznie za zgodą wykładowcy). Kolejne osoby mogą też notatki z danego wykładu uzupełniać (OneNote pokaże kto co dodał), a ktoś jeszcze inny może zajmować się linkowaniem do poszczególnych fragmentów wykładu z poprzednich wykładów, do których nawiązywał wykładowca. Dodatkowo wykładowca może udostępnić swoją prezentację w PowerPoint jeżeli takową posiada i ją także można załączyć do notatki z danego wykładu.

2. school - Microsoft OneNote - Notatki online zawsze pod ręką

A Ty w której epoce żyjesz?

Jeżeli jednak wolisz grać solo, OneNote pozwoli Tobie zrobić wszystkie w/w elementy samodzielnie. Możesz także notować wszystko jak w zeszycie, odręcznie, więc jest to dobry powód by pożegnać się z papierem i oszczędzić swój kręgosłup (lub swojego dziecka, jeżeli dyrekcja szkoły jest wystarczająco nowoczesna… 😊).

Kilka słów na koniec

To są jedynie przykłady jak można korzystać z programu OneNote. Na pewno Ty po tej lekturze masz swoje pomysły, jak możesz najlepiej wykorzystać to nad wyraz uniwersalne narzędzie.

A Ty jak aktualnie robisz notatki? Masz swój ulubiony zeszyt, w którym masz wszystkie ważne numery, hasła do e-maili itp.? A może uwielbiasz kolorowe karteczki przyklejane na monitorze lub ich cyfrowy odpowiednik w postaci Microsoft’owego Sticky Notes? Jeżeli nie jest to OneNote lub analogiczny program, to gorąco zachęcam do zmiany. Po ok. 2 tygodniach okresu przejściowego, który jest naturalnym czasem do wytworzenia nowych nawyków, Twoje życie codzienne powinno być zdecydowanie łatwiejsze.

To też może Cię zainteresować